ZRUŠENO S ÚČINNOSTÍ OD 17. DUBNA 2009 VNITŘNÍM PŘEDPISEM Č. 1/2009

1

VNITŘNÍ PŘEDPIS

ze dne 13. května 2003

o sekretariátu a spisové službě

Prezident sdružení Lípa 2 vydává tento vnitřní předpis sdružení Lípa 2:

článek 1

Sekretariát a jeho ředitel

(1) V sídle sdružení Lípa 2 (dále jen "sdružení") se zřizuje sekretariát.

(2) Sekretariát

a) pečuje o venkovní identifikační ceduli sdružení umístěnou před vstupem do sídla sdružení, o zarámovanou plaketu potvrzující členství sdružení v České radě dětí a mládeže, jakož i o jiný majetek sdružení umístěný před sídlem nebo v sídle sdružení,

b) kompletuje sdružením odebírané periodické publikace, pečuje o ně a archivuje je,

c) zajišťuje spisovou a archivní službu ve sdružení v souladu s tímto vnitřním předpisem.

(3) Do doby zvýšení počtu členů sekretariátu prezidentem sdružení tvoří sekretariát jeho ředitel, který stojí v čele sekretariátu a řídí jeho činnost. Ředitele jmenuje a odvolává prezident sdružení.

(4) Nejedná-li se o působnost vyhrazenou přímo řediteli, vykonávají činnosti sekretariátu členové sekretariátu ředitelem k tomu pověření. Není-li takového pověření, vykonává činnost ředitel.

(5) Ředitel je oprávněn přebírat veškeré písemnosti adresované sdružení, včetně písemností doporučených anebo určených do vlastních rukou.

(6) V případě, že prezidentovi nelze předložit k podpisu písemnost, kterou je prezident oprávněn jménem sdružení podepsat, prezident nezmocnil k podpisu tohoto druhu písemností jinou osobu a věc nesnese odkladu, je písemnost oprávněn podepsat ředitel.

článek 2

Příjem písemností

(1) Po přijetí písemností adresovaných sdružení prostuduje sekretariát obsah písemností a na písemnosti vpravo nahoru vyznačí datum doručení písemnosti, údaj o počtu příloh a číslo jednací písemnosti.

(2) Za písemnost se pro účely tohoto vnitřního předpisu nepovažuje podání v elektronické podobě, pokud není vytištěno na hmotný substrát, jakož ani periodické či neperiodické publikace.

(3) Sekretariát roztřídí došlé písemnosti a periodické či neperiodické publikace podle toho, komu jsou ve sdružení určeny. Při předání písemnosti příjemci (zpracovateli), potvrdí příjemce převzetí písemnosti svým podpisem a datem převzetí.

(4) Obálka se ponechává u písemnosti, o jejím vyřazení či ponechání rozhodne při vyřizování písemnosti zpracovatel.

článek 3

Evidence písemností

(1) Evidence oběhu a vyřizování písemností se provádí v knize došlé pošty vedené sekretariátem.

(2) Zápisy v knize došlé pošty se číslují pořadově, přičemž číslovaní začíná každý rok pořadovým číslem 1. Na konci každého kalendářního roku se zápisy uzavírají datem a podpisem ředitele. Písemnosti, které nejsou vyřízeny do konce roku, se převedou do knihy došlé pošty následujícího roku a obdrží nové číslo jednací.

(3) Pro písemnosti - dopisy, jejichž odesilatelem je sdružení, se užívá hlavičkového papíru. Má-li dopis více stran, užije se hlavičkový papír pouze na první stranu dopisu.

(4) Při odeslání dopisu ohlásí odesilatel sekretariátu, kdy a komu dopis odeslal a které věci se odeslaný dopis týkal, a sekretariát o tom učiní záznam do knihy došlé pošty a do knihy odeslané pošty.

článek 4

Číslo jednací

(1) Písemnosti zapsané v knize došlé pošty se označí číslem jednacím, které tvoří pořadové číslo písemnosti, jak vyplyne ze zápisu v knize došlé pošty, a za lomítkem poslední dvojčíslí běžného kalendářního roku.

(2) Číslem jednacím se rovněž opatřují dopisy, jejichž odesilatelem je sdružení. Do knihy došlé pošty se do rubriky Odesilatel poznamená, kdo ve sdružení dopis vytvořil. Pokud se však jedná o dopis, který vznikl jako reakce na písemnost do sdružení došlou, opatří se číslem jednacím této došlé písemnosti.

článek 5

Ukládání písemností

(1) Písemnosti jsou po vyřízení zpravidla začátkem následujícího kalendářního roku odevzdány k uložení na sekretariát. U zpracovatele se ponechávají pouze písemnosti z běžného roku, písemnosti dosud nevyřízené a nepřetržitě užívané.

(2) Před uložením písemnosti na sekretariát se z ní vyřadí přebytečná vyhotovení, kopie a pomocné poznámky. Písemnost se připraví tak, aby byla úplná, přehledně uspořádaná a na štítku řádně označená názvem sdružení, názvem (druhem) písemnosti, časovým rozsahem, skartačním znakem, ukládací lhůtou a rokem, v němž ukládací lhůta uplyne.

(3) Při uložení písemnosti na sekretariátu provede sekretariát její zaevidování do archivní knihy.

článek 6

Vyřazování písemností

(1) Písemnosti se vyřazují zpravidla jednou za 10 let ve skartačním řízení, a to tehdy, jsou-li z provozního hlediska pro činnost sdružení nadále nepotřebné a uplynula-li jim ukládací lhůta stanovená na základě skartačního plánu. Ukládací lhůta počíná běžet 1. lednem roku následujícího po vyřízení písemnosti nebo po ztrátě její platnosti.

(2) Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu sestaveného ředitelem. Skartační návrh obsahuje seznam písemností navržených k archivaci (skartační znak "A") a seznam písemností navržených ke skartaci (skartační znak "S"). U písemností se skartačním znakem "V" se před podáním skartačního návrhu rozhodne, zda se zařadí mezi písemnosti se skartačním znakem "A" nebo mezi písemnosti se skartačním znakem "S". Skartační návrh spolupodepisují ředitel a prezident sdružení.

(3) Na základě skartačního protokolu vystaveného ve skartačním řízení archivem se nejpozději do jednoho měsíce od doručení protokolu předají příslušnému archivu archiválie. Za řádné odevzdání archiválií do archivu odpovídá ředitel. Poté se zlikvidují ostatní písemnosti, jež byly předmětem skartačního návrhu a jejichž likvidace byla archivem povolena.

článek 7

Účinnost

Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dne 1. června 2003.

prezident sdružení:

Mgr. Bc. Kratochvíl

příloha č. 1 k vnitřnímu předpisu č. 1/2003

Závazný vzor rubrik knihy došlé pošty, knihy odeslané pošty a archivní knihy

a) kniha došlé pošty:

b) kniha odeslané pošty:

c) archivní kniha:

- levý list:

- pravý list:

příloha č. 2 k vnitřnímu předpisu č. 1/2003

Závazný vzor hlavičkového papíru

příloha č. 3 k vnitřnímu předpisu č. 1/2003

Skartační plán

členská schůze A/6

daňové přiznání S/10

dotace a dar S/10

evidence a inventarizace majetku V/2

evidence výpůjček S/1

hlášení o činnosti S/2

interní sdělení S/1

kniha pohledávek S/10

kniha závazků S/10

kontrola A/3

peněžní deník S/10

písemnost jiná nesouvisející s majetkem S/2

písemnost jiná související s majetkem S/3

písemnost od člena sdružení S/2

písemnost určená členu sdružení S/2

písemnost ze styku se správními úřady a soudy V/3

plánování činnosti A/4

plánování hospodaření A/4

podací deník S/3

pojištění S/3

porada A/2

povolení, rozhodnutí, registrace A/4

program a směry činnosti sdružení A/6

průběh akcí A/4

příprava akcí V/5

přípravný výbor A/4

reklama a propagace cizí S/1

reklama a propagace vlastní A/4

rozhodnutí prezidenta A/2

rozhodnutí revizního komisaře A/2

smlouva majetkoprávní V/3

smlouva ostatní S/3

spolupráce s jinými osobami V/2

stanovy A/4

statistický výkaz A/4

stížnost V/2

styk se střešní organizací běžný S/1

styk se střešní organizací zásadní povahy A/2

účetní doklad S/10

vnitřní předpis A/4

výroční zpráva A/4