Metodický pokyn prezidenta sdružení Lípa 2

č. 2/2001 ze dne 16. února 2001,

k ochraně osobních údajů

článek 1

Pojmy

1. Sdružením se rozumí občanské sdružení Lípa 2.

2. Členem se rozumí člen sdružení - fyzická osoba.

3. Osobním údajem se rozumí údaj zapisovaný do seznamu členů, týkající se člena.

článek 2

Účel zpracování osobních údajů

Účelem zpracování osobních údajů ve sdružení je plnění smlouvy uzavřené sdružením se subjektem osobních údajů. Obsahem této smlouvy je členství subjektu údajů ve sdružení.

článek 3

Prostředky a způsob zpracování osobních údajů

Osobní údaje se zpracovávají manuálně, a to i za pomoci počítačového textového editoru nebo tabulkového procesoru. Osobní údaje se zpracovávají do podoby tabulky, kde jednotlivé sloupce označují jednotlivé typy osobních údajů vyžadovaných stanovami sdružení. Závazná je písemná podoba této tabulky. Byla-li však tabulka zpracována prostřednictvím počítačového textového editoru nebo tabulkového procesoru, je možno ji uchovat i na paměťovém médiu v elektronické podobě způsobem, který je v souladu s tímto metodickým pokynem.

článek 4

Informační povinnost

Sdružení poskytne členu písemný text následujícího znění, upravený individualizovaně na konkrétní podmínky:

"Občanské sdružení Lípa 2, se sídlem Na Blatech 282/24, 470 01 Česká Lípa (dále jen "sdružení"), Vás informuje, že o Vás shromažďuje následující údaje: jméno, příjmení, rodné číslo, pořadové číslo člena, datum zápisu, jakož i datum a důvod zániku členství; pokud Vám nebylo přiděleno rodné číslo, shromažďuje se namísto něho o Vás datum, místo a stát narození (dále jen "osobní údaje"). Tyto osobní údaje jsou zpracovány do seznamu členů v souladu s čl. III odst. 2, 3 stanov sdružení.

Podmínkou Vašeho členství ve sdružení je ve smyslu čl. III odst. 1 stanov sdružení zápis Vašich osobních údajů do seznamu členů. Účelem shromažďování osobních údajů je tedy plnění smlouvy (dohody) mezi Vámi a sdružením o Vašem členství ve sdružení.

Osobní údaje nebudou dále zpracovávány.

Osobní údaje mohou být zpřístupněny

a) na základě zákona, nebo

b) České republice a jejím organizačním složkám (např. správním úřadům), obcím, krajům nebo jiným právnickým osobám v České republice, výhradně za účelem provádění kontroly faktického stavu členské základny sdružení.

Osobní údaje poskytujete sdružení dobrovolně.

Na základě Vaší žádosti Vám sdružení umožní nahlédnout do té části seznamu členů, kde jsou uvedeny Vaše osobní údaje, nebo Vám poskytne písemně nebo ústně výpis Vašich osobních údajů ze seznamu členů. Tento výpis je možné poskytnout i elektronicky, avšak nezakódovaně, s tím, že nesete riziko možného zneužití Vašich osobních údajů způsobené touto formou přenosu.

Pokud zjistíte, že došlo k porušení povinností sdružení ohledně ochrany a zpracování osobních údajů, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů se žádostí o zajištění opatření k nápravě.

Došlo-li k porušení povinností sdružení ohledně ochrany a zpracování osobních údajů, máte právo požadovat

a) aby se sdružení zdrželo takového jednání, odstranilo takto vzniklý stav či poskytlo na svoje náklady omluvu nebo jiné zadostiučinění,

b) aby sdružení provedlo opravu nebo doplnění osobních údajů tak, aby byly pravdivé a přesné,

c) aby osobní údaje byly zablokovány nebo zlikvidovány,

d) zaplacení peněžité náhrady, jestliže tím bylo porušeno Vaše právo na lidskou důstojnost, osobní čest, dobrou pověst či právo na ochranu jména."

článek 5

Povinnosti při zabezpečení osobních údajů

1. Osobní údaje v písemné podobě jsou umístěny na jediném místě v uzavřené skříni či přihrádce. V případě nepřítomnosti osob, které jsou oprávněny pobývat v místnosti, kde se nacházejí osobní údaje, nebo v souboru místností, který k této místnosti přináleží, musí být místnost nebo soubor místností uzamčen nejméně na dva západy.

2. Osobní údaje v elektronické podobě mohou být takto uchovávány pouze na počítačové disketě nebo kompaktním disku (dále jen "disketa"). Disketa je umístěna na jediném místě v uzavřené skříni či přihrádce. V případě nepřítomnosti osob, které jsou oprávněny pobývat v místnosti, kde se nacházejí osobní údaje, nebo v souboru místností, který k této místnosti přináleží, musí být místnost nebo soubor místností uzamčen nejméně na dva západy.

3. V případě, že dojde k aktualizaci osobních údajů v písemné podobě, musí být písemnost, obsahující neaktuální osobní údaje, zničena plamenem nebo rozmočením.

4. V případě, že dojde k aktualizaci osobních údajů v elektronické podobě, musí být neaktuální verze souboru, obsahující osobní údaje v elektronické podobě, přepsána verzí aktuální nebo disketa přeformátována, nebo destruována natolik, aby se stala navždy neupotřebitelnou.

5. V případě, že dochází k elektronickému zpracovávání osobních údajů v počítačovém textovém editoru nebo tabulkovém procesoru, smí být jako zdrojový i cílový soubor dat použita výhradně disketa. Je zakázáno elektronické kopírování osobních údajů na jiné elektronické paměťové médium než je disketa.

6. Po ukončení elektronického zpracování osobních údajů v počítačovém textovém editoru nebo tabulkovém procesoru, odstraní se úplně z paměti použitého prostředku výpočetní techniky všechny dočasné soubory (obsahující zpravidla v názvu koncovku .tmp).

článek 6

Účinnost

Tento metodický pokyn nabývá účinnosti dne 16. února 2001.

Aleš V. P. Kratochvíl
prezident občanského sdružení Lípa 2